Ormeet einrichten und bedienen

Ormeet auf dem eigenen Server einrichten

Ormeet ist eine Website, die auf einem Server läuft. Du brauchst dafür keinen eigenen Computer im Keller: Ein einfaches Webhosting genügt – das ist gemieteter Platz auf einem Server, wie ihn viele Anbieter für wenige Franken im Monat vermieten. Wer schon eine Vereins-Website hat, hat meist bereits ein solches Hosting.

Das brauchst du

• Ein Webhosting oder einen eigenen Server, auf dem PHP läuft (Version 7.4 oder neuer). PHP ist bei praktisch jedem Hosting dabei – im Zweifel beim Anbieter nachfragen.
• Die Zugangsdaten, um Dateien auf das Hosting zu laden (meist «FTP» genannt), und ein Programm dafür, zum Beispiel FileZilla. Viele Anbieter haben auch einen Datei-Manager im Browser.
• Eine Adresse mit https:// (sichere Verbindung). Das ist heute bei allen Anbietern Standard und wichtig, weil die Links zu Ormeet nicht mitgelesen werden sollen.

Schritt für Schritt

1. Das aktuelle Paket herunterladen: github.com/orki-ch/ormeet öffnen und bei «Assets» auf Source code (zip) klicken.
2. Die ZIP-Datei auf dem Computer entpacken. Es entsteht ein Ordner mit ein paar Dateien und Unterordnern.
3. Diesen Inhalt in einen Ordner auf dem Hosting laden, zum Beispiel in einen Ordner ormeet. Ormeet ist dann unter https://deine-adresse.ch/ormeet/ erreichbar.
4. Die Datei api.php mit einem einfachen Text-Editor öffnen (nicht mit Word) und ganz oben das Passwort ersetzen. Mit diesem Passwort meldest du dich später als Verwaltung an:

   const ADMIN_PASSWORT = 'mein-sicheres-passwort';

5. Optional: In der Datei index.html eintragen, wer für Ormeet verantwortlich ist. Diese Angabe erscheint in der Datenschutzerklärung deiner Ormeet-Installation:

   window.ORMEET_KONTAKT = 'Verein XY, info@example.ch'

6. Die Adresse im Browser aufrufen und mit dem Passwort anmelden. Fertig – Ormeet legt beim ersten Aufruf selbst einen Ordner data an, in dem alle Daten gespeichert werden, und schützt ihn vor fremdem Zugriff.

Neue Versionen

Ormeet schaut einmal pro Tag selbst nach, ob es eine neue Version gibt. Wenn ja, erscheint oben rechts beim Zahnrad ein kleiner Punkt. Nur die Verwaltung (wer sich mit dem Passwort anmeldet) sieht das.

1. Oben rechts auf das Zahnrad klicken.
2. Auf Updates prüfen zeigt, welche Version bei dir läuft und welche die neuste ist.
3. Update installieren holt die neue Version und ersetzt die Programmdateien. Deine Daten, dein Passwort und die Kontaktangabe bleiben erhalten. Danach lädt die Seite neu.

Von Hand aktualisieren

Falls das nicht klappt: Neues Paket bei github.com/orki-ch/ormeet herunterladen, entpacken und alle Dateien ausser dem Ordner data auf das Hosting laden. Anschliessend Passwort und Kontaktangabe wie beim Einrichten erneut eintragen. Deine bestehenden Daten werden beim nächsten Öffnen automatisch auf den neuen Stand gebracht.

Sichern und umziehen

Alle Daten liegen im Ordner data – eine Datei pro Gremium. Für eine Sicherung genügt es, diesen Ordner herunterzuladen und aufzubewahren. Am besten regelmässig, zum Beispiel nach jeder Sitzung.

Umzug auf ein anderes Hosting: Ormeet dort wie oben einrichten und den Ordner data mitnehmen. Alle Links funktionieren weiter – nur die neue Adresse musst du den Beteiligten mitteilen.

Der Ablauf in Kürze

1. Gremium anlegen – z. B. «Vorstand». Dort pflegst du Mitglieder, Rollen und Einstellungen.
2. Sitzung erfassen – Datum, Zeit, Ort, optional mit einer Vorlage, oder den Termin per Abstimmung finden.
3. Vorprotokoll vorbereiten – Traktanden, Anwesenheit, Gäste. Offene Pendenzen früherer Sitzungen kommen automatisch dazu.
4. Vorprotokoll verteilen – über persönliche Links ergänzen die Beteiligten ihre Punkte selbst.
5. Sitzung starten – im Protokoll erfasst du zu jedem Traktandum Informationen, Anträge und Pendenzen.
6. Abschliessen & PDF – Sitzung abschliessen, Protokoll als PDF exportieren.

Wer sieht was?

Bei Ormeet muss sich niemand registrieren. Es gibt ein einziges Passwort für die Verwaltung – und für alle anderen Links. Wer einen Link hat, sieht und darf genau das, was zu diesem Link gehört. Gib Links deshalb nur an die richtigen Personen weiter. Jeder Link kann jederzeit ersetzt werden; der alte funktioniert dann nicht mehr. Wer mag, legt sich über seinen persönlichen Link zusätzlich ein Konto an.

Konto und Benachrichtigungen

• Konto erstellen: Im persönlichen Link in der Karte Eigenes Konto E-Mail und Passwort eingeben oder Mit Sublevia / Orki registrieren wählen. Hat die Person schon ein Konto, wählt sie Ich habe schon ein Konto – das Gremium kommt dann zu ihrem Konto dazu. Ist sie angemeldet und öffnet einen persönlichen Link, fragt Ormeet, ob er mit dem Konto verknüpft werden soll.
• Gremium wechseln: Oben rechts in der persönlichen Übersicht. Meine Gremien (Haus-Symbol) zeigt alle Gremien auf einen Blick; dort legt eine Person mit Freigabe auch eigene Gremien an.
• Mein Konto: Name und Passwort ändern, Anbieter verknüpfen, andere Geräte abmelden.
• Glocke: Benachrichtigungen zu allem, was die Person betrifft – offene Terminfindungen ohne ihre Stimme, festgelegte Termine, Sitzungen in den nächsten sieben Tagen, zugewiesene Traktanden und Pendenzen, Fristen, abgeschlossene Protokolle, neue Kommentare. Ein Klick führt direkt an die passende Stelle, immer im Rahmen der eigenen Rechte.
• Anmeldung über Anbieter (SSO): Die Verwaltung trägt unter Einstellungen → Anmeldung über Anbieter Server-URL, Client-ID und Client-Secret von Sublevia oder Orki ein; beim Anbieter wird eine Anwendung mit der angezeigten Rückruf-Adresse angelegt.

Gremium einrichten

1. Auf der Startseite Name und Beschreibung eingeben, Gremium anlegen klicken.
2. Tab Mitglieder & Rollen: Mit + Mitglied Personen erfassen (Name, E-Mail, Rolle, Stimmrecht). Ein Klick auf eine Person öffnet sie; dort findest du auch ihren persönlichen Link.
3. Rollen frei benennen. Präsidium (Sitzungsleitung) und Aktuariat (Protokollführung) sind feste Rollen: sie werden bei neuen Sitzungen automatisch eingesetzt und können nicht gelöscht werden. Bei jeder Rolle lässt sich festlegen, ob sie an Sitzungen erwartet wird – nicht erwartete Rollen zählen nicht als entschuldigt.
4. Tab Protokoll-Einstellungen: Themenbereiche (mit Farbe), Vorlagen mit Kopfdaten und Traktandenliste, Fusstext für das Protokoll-PDF. Ändert sich eine Vorlage später, überträgst du sie unter Auf bestehende Sitzungen anwenden mit einem Klick auf alle gewählten Sitzungen ohne Protokoll.
5. Tab Teilen (nur Verwaltung): Links mit Rechten für andere Personen erstellen.

Sitzung erfassen und Vorprotokoll vorbereiten

1. Tab Sitzungen → + Sitzung: Termin fest (Datum, Zeit) oder per Abstimmung finden; Ort und Vorlage wählen.
2. Vorprotokoll öffnen. Kopfdaten (Titel, Leitung, Protokollführung, Bemerkungen) per Klick bearbeiten.
3. Anwesenheit anhaken, Gäste hinzufügen.
4. Traktanden: Klick öffnet die Bearbeitung – Titel, Themenbereich, Notiz (mehrzeilig, Zeilenumbrüche bleiben erhalten), Unterpunkte (2.1, 2.2 …), verantwortliche Personen und wer zusätzlich bearbeiten darf (Personen, Rollen oder Gruppen). Verschieben und Löschen findest du im ⋮-Menü.
5. Typ der Einträge: Legst du bei einem Traktandum oder Unterpunkt «Information», «Antrag» oder «Pendenz» fest, sind im Protokoll alle Einträge darunter automatisch von diesem Typ. Ohne Typ wählt man ihn bei jedem Eintrag.
6. Geplante Dauer: Pro Traktandum kannst du Minuten eintragen; unten steht die Summe. Im Protokoll ist die Planung fix, dort trägst du nur noch die tatsächliche Dauer ein (nur bei Traktanden mit geplanter Dauer) – so siehst du, wo Sitzungen aus dem Ruder laufen.
7. Offene Pendenzen und vertagte Anträge aus früheren Sitzungen werden automatisch als Traktanden angehängt.
8. Die Karte Vorprotokoll teilen zeigt, wer welchen Zugriff hat, und den passenden Link pro Person. Pro Person kannst du die Stufe setzen: Lesen (nur ansehen), Eigene (zugewiesene Traktanden bearbeiten) oder Alles (ganzes Dokument). Vorbelegt ist der Standard – Leitung «Alles», alle anderen «Eigene»; Auf Standardfreigabe zurücksetzen löscht die Abweichungen. Das Gleiche gibt es im Protokoll.

Sitzung protokollieren

1. Im Vorprotokoll Sitzung starten klicken (erst möglich, wenn der Termin feststeht). Anwesenheit und Gäste werden übernommen.
2. Bei jedem Traktandum oder Unterpunkt + Eintrag: Typ wählen (Information, Antrag, Pendenz), Titel eingeben, Enter. Anträge und Pendenzen öffnen sich direkt für Beschluss bzw. Status, Person und Frist. Bei angenommenen oder abgelehnten Anträgen kannst du die Stimmen (Ja, Nein, Enthaltungen) eintragen; der Beschluss Vertagt bringt den Antrag als neuen, offenen Antrag ins nächste Vorprotokoll.
3. Letztes Protokoll genehmigen: Die Karte oberhalb der Traktanden zeigt das Protokoll der vorherigen Sitzung. Protokoll genehmigen friert es ein – niemand kann es mehr ändern, nur der Stand seiner Pendenzen wird weiter nachgeführt. Aufheben lässt sich das nur, indem die Sitzung gelöscht wird, an der genehmigt wurde.
4. Ein Klick auf einen Eintrag öffnet ihn; er bleibt offen, bis du Fertig klickst oder im selben Traktandum einen anderen öffnest.
5. Übertragene Pendenzen zeigen den Stand der früheren Sitzung; Status, Person und Frist änderst du direkt dort.
6. Gespeichert wird automatisch; Ctrl+S speichert sofort. Über ⋯ den Verfolger-Link kopieren, wenn Personen live mitlesen sollen.
7. Unten den nächsten Sitzungstermin erfassen, dann Sitzung abschliessen. Über ⋯ lässt sie sich wieder öffnen.

Termin finden

1. Beim Erfassen der Sitzung Termin per Abstimmung finden wählen. Die Sitzung erscheint mit Status «In Planung».
2. Vorschläge erfassen: Tag, Von, optional Bis. Einstellungen: nur eine Option mit «Ja», verdeckte Abstimmung, nachträgliches Ändern erlauben.
3. Alle Beteiligten sehen die Abstimmung in ihrer Übersicht bzw. im Vorprotokoll und tragen per Klick ✓ Ja, ? Vielleicht oder ✕ Nein ein. Die Spalte mit den meisten Ja-Stimmen ist hervorgehoben; unten kann kommentiert werden.
4. Wer die Abstimmung bearbeiten darf, kann auch für andere Personen abstimmen und das Ergebnis als Tabelle herunterladen.
5. Wählen unter einer Spalte legt den Termin fest. Das Vorprotokoll kann schon vorher vorbereitet werden; ein Protokoll gibt es erst, wenn der Termin steht.

Aufgaben (Pendenzen) und Themenbereiche

• Eine Pendenz ist eine Aufgabe. Sie hat einen Stand (offen, in Bearbeitung, erfüllt), eine zuständige Person und eine Frist.
• Solange sie nicht erfüllt ist, erscheint sie automatisch in jedem neuen Vorprotokoll des Gremiums.
• Die zuständige Person ändert den Stand selbst – in ihrer Übersicht oder direkt im Protokoll.
• Im Tab Sitzungen und in der persönlichen Übersicht öffnet die Karte Themenbereiche alles, was je zu einem Thema besprochen wurde: Informationen, Anträge und Pendenzen. Ohne Themenbereich sammelt alles, was keinem Thema zugeordnet ist. Über ⋯ lässt sich eine Übersicht per Link teilen.
• Suche: Das Suchfeld über den Sitzungen findet Sitzungen, Traktanden, Informationen, Anträge (auch Beschlüsse) und Pendenzen – immer nur das, worauf dein Zugang Zugriff hat. Ein Klick auf den Treffer öffnet die Sitzung und springt direkt zur Stelle.

PDF & Kalender

Im Vorprotokoll und im Protokoll über ⋯ → PDF exportieren. Das PDF enthält Kopfdaten, Anwesenheitstabelle, Traktanden mit Einträgen, die Pendenzenliste, den nächsten Termin und den Fusstext des Gremiums.

In der persönlichen Übersicht gibt es einen Kalender-Link. Wer ihn in seinem Kalender (Apple, Google, Outlook …) als Abonnement einträgt, sieht dort automatisch alle Sitzungstermine, die eigenen Aufgaben mit Frist und mögliche Termine aus laufenden Abstimmungen – jeweils mit Link direkt zur Sitzung.

So bedienst du Ormeet

• Klick = bearbeiten. Listen zeigen eine ruhige Vorschau. Ein Klick öffnet genau dieses Element; es bleibt offen, bis du Fertig klickst, Escape drückst oder ein anderes Element öffnest.
• Farbiger Rahmen = darfst du bearbeiten. Im Vorprotokoll wie im Protokoll zeigt der Rahmen, welche Bereiche du ändern kannst.
• ⋯ / ⋮ Menüs enthalten seltene Aktionen wie Löschen, Verschieben, Links und PDF.
• Speichern passiert automatisch, wenige Sekunden nach jeder Änderung. Bei einem Fehler erscheint ein Hinweis; es wird automatisch erneut versucht.
• Mehrere Personen gleichzeitig: Änderungen anderer erscheinen innert einer halben Minute. Bearbeiten zwei Personen genau denselben Eintrag, zählt die zuletzt gespeicherte Version.

Häufige Fragen

Ich habe einen Link weitergegeben, der nicht mehr gültig sein soll.

Im Gremium unter Teilen, im Mitglieder-Dialog oder im Vorprotokoll den Link erneuern – der alte funktioniert dann nicht mehr.

Warum sehe ich ein Traktandum ohne Rahmen?

Über deinen Link darfst du es nicht bearbeiten. Die verantwortliche Person oder das Aktuariat kann dich unter «Dürfen zusätzlich bearbeiten» eintragen – einzeln, per Rolle oder Gruppe.

Kann ich ein Protokoll nachträglich ändern?

Ja – über ⋯ Sitzung wieder öffnen.

Wer hilft mir, wenn ich nicht weiterkomme?

Bei Ormeet auf dem eigenen Server: diese Anleitung. Eine Hilfe durch Ormeet gibt es dafür nicht. Wer Ormeet als Service nutzt, bekommt Hilfe direkt von Ormeet – siehe Support.